MATEY EVENTS

  • Обо мне
  • Ивент аудит
  • Избранное
    • Блог
    • Копилка
    • Образование
  • Русский
  • English
Главная Thank you Как подготовиться к деловому мероприятию? Памятка участника, часть 2

Как подготовиться к деловому мероприятию? Памятка участника, часть 2

Деловое мероприятие. Как к нему подготовиться? Продолжаем серию статей для тех, кто посещает мероприятия. Первую часть — о том, как найти/выбрать мероприятие, которое а) стоит посетить? б) стоит посетить именно вам — читайте здесь. Сегодня говорим о том, как подготовиться к мероприятию — деловому мероприятию (конференции, семинару, форуму, выставке, саммиту).деловое мероприятие

Итак, мероприятие выбрано, участие оплачено, дата известна, и билеты/отели забронированы. Что дальше? А дальше готовимся провести время эффективно, полезно и весело.

Однако, прежде чем продолжить, вернемся к самому главному пункту, который является отправной точкой всего процесса подбора и участия в мероприятии — а именно к вопросу “зачем”.

Иными словами, каковы ваши цели участия в мероприятии? От этого зависит то, как вы его проведете.

Индивидуальные цели, конечно, будут разными, в зависимости от типа компании, отрасли, должности, бюджета и наличия времени и т.п. Здесь мы перечислим самые общие и наиболее распространенные:

  • познакомиться с новыми идеями/темами
  • узнать мнение сообщества по волнующим вас вопросам
  • познакомиться с новыми коллегами/клиентами/партнерами
  • пообщаться со старыми коллегами/клиентами/партнерами
  • показать свой бренд/заявить о себе
  • показать обновленные продукты/услуги

Как известно, само мероприятие — это наивысшая точка процесса как для организаторов, так и для участников. Многое, очень многое происходит “вне” рамок одного/двух/трех дней конференции или выставки, и поэтому воспринимать подготовку к мероприятию как пустую трату времени — большая ошибка. (то же относится и к периоду “после” него).

Еще раз отметим, что многое в подготовке будет зависеть от таких факторов, как тип мероприятия, место проведения, формат, тип участия (посетитель/спикер/партнер/экспонент), ваша должность и уровень в принятии решений, род деятельности компании и так далее. Однако, безусловно, есть общие места, о которых не стоит забывать вне зависимости от индивидуальных особенностей и потребностей участника — мы постарались собрать их в один список; получилось ровно 10 пунктов)

Итак, что нужно сделать до мероприятия?

  1. определить/расписать свои цели — крупные, стратегические (например, повысить узнаваемость вашего бренда) и более мелкие, конкретные и практические (обсудить проект с потенциальным партнером; дать интервью для отраслевого СМИ; обсудить конкретный вопрос с докладчиком и т.п.)
  2. узнать, кто собирается присутствовать на мероприятии и заранее познакомиться, если возможно. В зависимости от уровня мероприятия и усилий и возможностей организаторов, для этого можно использовать различные варианты — от сарафанного радио и “переклички” в соответствующих сообществах или группе мероприятия в соцсетях до использования невероятно удобных и всеобъемлющих приложений — например, Conferize. Conferize, помимо своего основного (надо сказать, очень хорошо сделанного) функционала (создание сайта мероприятия, хостинг, поддержка регистрации, расписание, аналитика и т.д.) заявляет о себе еще и как самая крупная социальная сеть event отрасли — и это, безусловно, отражено в приложении. Нетворкинг участников мероприятия продуман до мелочей. Вы регистрируетесь в приложении и получаете возможность узнавать, кто собирается на мероприятие, задавать вопросы спикерам, обмениваться информацией, общаться на интересующие вас темы и таким образом, подойти к “живому” общению во всеоружии — будучи заочно знакомым с нужными вам коллегами, зная самые актуальные вопросы, и просто продолжая процесс делового общения, который не осложняется тем, что вокруг незнакомцы и надо тратить время и эмоции на то, чтобы привыкнуть к обстановке и людям.
  3. записать те вопросы, которые вы бы хотели обсудить на общих сессиях
  4. задавать вопросы организаторам. Обычно на сайте мероприятия есть раздел “FAQ”, где даны ответы на наиболее частые (и чаще всего относящиеся к логистике — как добраться, как оплатить, какие социальные мероприятия включены, где найти последнюю версию программы и прочее) вопросы. Если вы не нашли ответа на свой вопрос, задайте его напрямую организаторам. А если ваш вопрос касается содержания, то, поверьте, организаторы будут только рады узнать ваше мнение или выслушать ваше предложение. Конструктивное)
  5. составить список людей, с которыми вы хотели бы встретиться и, по возможности, назначить эти встречи (сейчас большинство мероприятий имеет функцию “business connect”, позволяющую это сделать без проблем)
  6. проверить наличие визиток и допечатать нужное количество. Кроме того, теперь уже недостаточно иметь печатные визитки — мы рекомендуем установить приложение, которое позволит вам пересылать вашу цифровую визитку/сканировать печатные визитки/сохранять их в контакты телефона и синхронизировать впоследствии с другими устройствами/обмениваться визитками онлайн и или все это вместе взятое. Технологии дают невероятные возможности — например, при помощи  CamCard, помимо вышеперечисленных функций, вы сможете получать уведомления, когда ваши контакты меняют место работы!
  7. проверить наличие тех материалов, которые вы бы хотели представить коллегам/клиентам. Небольшую часть печатных материалов можно взять с собой, а остальные — в целях экономии средств, сил и защиты природы мы рекомендуем иметь в цифровой форме. Для этого также есть удобнейшие инструменты, например, FlippingbookOnline. Сервис позволяет не только с комфортом демонстрировать ваши брошюры/каталоги/документы на планшете/смартфоне, но и распространять их (в соцсетях/по эл.почте), а самое главное — получать обратную связь и анализировать эффективность этих самых материалов. Загрузите наиболее важные документы дополнительно на Google Drive/Dropbox или на карту телефона, тогда, в случае когда требуется показать что-то незамедлительно, а печатной версии нет под рукой или документ не загружается из сервиса, вы все равно сможете ими воспользоваться.
  8. для особо ценных клиентов или тех, с кем вы общаетесь давно — приготовить пару сувениров (небольших ни к чему не обязывающих; особенно актуально, если это международное мероприятие). Подарки — это всегда приятно)
  9. составить список вещей, которые вам пригодятся. Несмотря на то, что в абсолютном большинстве случаев такие вещи, как ручка/блокнот выдаются на мероприятии, я всегда беру свои, плюс зарядку для телефона.
  10. настроиться: на получение полезной информации, приятные знакомства и общение и интересное времяпрепровождение. Настрой решает многое — доказано!

ME

Авг 9, 2016MATEY EVENTS
Как повысить свою эффективность? 5 практик в помощь event-менеджеруОбучение на деловых мероприятиях
Книга уже в продаже!
ивент менеджмент

Заказ большого тиража: matey.events@gmail.com

What my clients and partners say
What If I Told You..? Event Psychology podcast
2022 Meeting Professional of the Year
Meeting professional of the Year
2018 ChangeMaker
meetingsnet changemaker

Victoria Matey has been chosen as 2018 ChangeMaker by MeetingsNet

Top 100 Smart Women in Meetings
women in meetings

Victoria Matey has been named to the Top100 Smart Women in Meetings 2018.

  • СПЕЦПРОЕКТ: Архитектура делового мероприятия
    • О проекте
    • Стать нашим партнёром
    • Новости проекта
    • Проектирование мероприятий
    • Институт проектирования деловых мероприятий
Свежие записи
  • 6 книг по поведенческой психологии для ивент специалиста
  • Как получить максимум от участия в онлайн мероприятии?
  • Секрет запоминающегося мероприятия
  • Трансформируем мысли в действие: 13 практических идей для вашего мероприятия
  • От ивент менеджера к ивент-стратегу
  • 5 элементов стратегического мероприятия
  • 9 [новых] блогов для организатора мероприятий
  • Психология мероприятия: практические советы участнику
  • 2018 ChangeMaker
  • 9 метрик реальной эффективности мероприятия
Архивы
  • СПЕЦПРОЕКТ: Архитектура делового мероприятия
    • О проекте
    • Стать нашим партнёром
    • Новости проекта
    • Проектирование мероприятий
    • Институт проектирования деловых мероприятий
Недавние записи
  • 6 книг по поведенческой психологии для ивент специалиста 03.11.2020
  • Как получить максимум от участия в онлайн мероприятии? 09.04.2020
  • Секрет запоминающегося мероприятия 06.02.2020
  • Трансформируем мысли в действие: 13 практических идей для вашего мероприятия 22.03.2019
  • От ивент менеджера к ивент-стратегу 01.02.2019
Теги
event-менеджмент (26)business events (12)организатору (11)психология и мероприятия (10)начинающим event-менеджерам (9)деловые мероприятия (8)event-технологии (7)event-тренды (6)event-маркетинг (5)meetings (4)meeting design (4)образование (4)pre & post event activities (4)архитектура делового мероприятия (4)участнику мероприятия (4)юмор (4)тренды (3)delegate management (3)content-менеджмент (3)events psychology (2)эффективность (2)ROI (2)деловые встречи (2)sponsors (2)social media (2)business-wise (2)программа (2)мероприятия (2)интервью (2)данные мероприятия (1)бизнес (1)matey review (1)event data (1)event tools (1)проектирование (1)литература (1)коммуникации (1)interaction (1)wedding planning (1)нетворкинг (1)small talk (1)speaker management (1)trends (1)концепция (1)New Year (1)
О проекте Matey Events

События зарождаются и происходят прежде всего в нашем сознании. Обучение, общение и  впечатления — то, из чего состоят мероприятия — это то, что связано с психологией и поведением человека. Ивент психология может трансформировать ваши ивенты и бизнес кардинальным образом: свяжитесь со мной сегодня!

ПОДПИСКА

2025 © Matey Events