Деловое мероприятие. Как к нему подготовиться? Продолжаем серию статей для тех, кто посещает мероприятия. Первую часть — о том, как найти/выбрать мероприятие, которое а) стоит посетить? б) стоит посетить именно вам — читайте здесь. Сегодня говорим о том, как подготовиться к мероприятию — деловому мероприятию (конференции, семинару, форуму, выставке, саммиту).
Итак, мероприятие выбрано, участие оплачено, дата известна, и билеты/отели забронированы. Что дальше? А дальше готовимся провести время эффективно, полезно и весело.
Однако, прежде чем продолжить, вернемся к самому главному пункту, который является отправной точкой всего процесса подбора и участия в мероприятии — а именно к вопросу “зачем”.
Иными словами, каковы ваши цели участия в мероприятии? От этого зависит то, как вы его проведете.
Индивидуальные цели, конечно, будут разными, в зависимости от типа компании, отрасли, должности, бюджета и наличия времени и т.п. Здесь мы перечислим самые общие и наиболее распространенные:
- познакомиться с новыми идеями/темами
- узнать мнение сообщества по волнующим вас вопросам
- познакомиться с новыми коллегами/клиентами/партнерами
- пообщаться со старыми коллегами/клиентами/партнерами
- показать свой бренд/заявить о себе
- показать обновленные продукты/услуги
Как известно, само мероприятие — это наивысшая точка процесса как для организаторов, так и для участников. Многое, очень многое происходит “вне” рамок одного/двух/трех дней конференции или выставки, и поэтому воспринимать подготовку к мероприятию как пустую трату времени — большая ошибка. (то же относится и к периоду “после” него).
Еще раз отметим, что многое в подготовке будет зависеть от таких факторов, как тип мероприятия, место проведения, формат, тип участия (посетитель/спикер/партнер/экспонент), ваша должность и уровень в принятии решений, род деятельности компании и так далее. Однако, безусловно, есть общие места, о которых не стоит забывать вне зависимости от индивидуальных особенностей и потребностей участника — мы постарались собрать их в один список; получилось ровно 10 пунктов)
Итак, что нужно сделать до мероприятия?
- определить/расписать свои цели — крупные, стратегические (например, повысить узнаваемость вашего бренда) и более мелкие, конкретные и практические (обсудить проект с потенциальным партнером; дать интервью для отраслевого СМИ; обсудить конкретный вопрос с докладчиком и т.п.)
- узнать, кто собирается присутствовать на мероприятии и заранее познакомиться, если возможно. В зависимости от уровня мероприятия и усилий и возможностей организаторов, для этого можно использовать различные варианты — от сарафанного радио и “переклички” в соответствующих сообществах или группе мероприятия в соцсетях до использования невероятно удобных и всеобъемлющих приложений — например, Conferize. Conferize, помимо своего основного (надо сказать, очень хорошо сделанного) функционала (создание сайта мероприятия, хостинг, поддержка регистрации, расписание, аналитика и т.д.) заявляет о себе еще и как самая крупная социальная сеть event отрасли — и это, безусловно, отражено в приложении. Нетворкинг участников мероприятия продуман до мелочей. Вы регистрируетесь в приложении и получаете возможность узнавать, кто собирается на мероприятие, задавать вопросы спикерам, обмениваться информацией, общаться на интересующие вас темы и таким образом, подойти к “живому” общению во всеоружии — будучи заочно знакомым с нужными вам коллегами, зная самые актуальные вопросы, и просто продолжая процесс делового общения, который не осложняется тем, что вокруг незнакомцы и надо тратить время и эмоции на то, чтобы привыкнуть к обстановке и людям.
- записать те вопросы, которые вы бы хотели обсудить на общих сессиях
- задавать вопросы организаторам. Обычно на сайте мероприятия есть раздел “FAQ”, где даны ответы на наиболее частые (и чаще всего относящиеся к логистике — как добраться, как оплатить, какие социальные мероприятия включены, где найти последнюю версию программы и прочее) вопросы. Если вы не нашли ответа на свой вопрос, задайте его напрямую организаторам. А если ваш вопрос касается содержания, то, поверьте, организаторы будут только рады узнать ваше мнение или выслушать ваше предложение. Конструктивное)
- составить список людей, с которыми вы хотели бы встретиться и, по возможности, назначить эти встречи (сейчас большинство мероприятий имеет функцию “business connect”, позволяющую это сделать без проблем)
- проверить наличие визиток и допечатать нужное количество. Кроме того, теперь уже недостаточно иметь печатные визитки — мы рекомендуем установить приложение, которое позволит вам пересылать вашу цифровую визитку/сканировать печатные визитки/сохранять их в контакты телефона и синхронизировать впоследствии с другими устройствами/обмениваться визитками онлайн и или все это вместе взятое. Технологии дают невероятные возможности — например, при помощи CamCard, помимо вышеперечисленных функций, вы сможете получать уведомления, когда ваши контакты меняют место работы!
- проверить наличие тех материалов, которые вы бы хотели представить коллегам/клиентам. Небольшую часть печатных материалов можно взять с собой, а остальные — в целях экономии средств, сил и защиты природы мы рекомендуем иметь в цифровой форме. Для этого также есть удобнейшие инструменты, например, FlippingbookOnline. Сервис позволяет не только с комфортом демонстрировать ваши брошюры/каталоги/документы на планшете/смартфоне, но и распространять их (в соцсетях/по эл.почте), а самое главное — получать обратную связь и анализировать эффективность этих самых материалов. Загрузите наиболее важные документы дополнительно на Google Drive/Dropbox или на карту телефона, тогда, в случае когда требуется показать что-то незамедлительно, а печатной версии нет под рукой или документ не загружается из сервиса, вы все равно сможете ими воспользоваться.
- для особо ценных клиентов или тех, с кем вы общаетесь давно — приготовить пару сувениров (небольших ни к чему не обязывающих; особенно актуально, если это международное мероприятие). Подарки — это всегда приятно)
- составить список вещей, которые вам пригодятся. Несмотря на то, что в абсолютном большинстве случаев такие вещи, как ручка/блокнот выдаются на мероприятии, я всегда беру свои, плюс зарядку для телефона.
- настроиться: на получение полезной информации, приятные знакомства и общение и интересное времяпрепровождение. Настрой решает многое — доказано!
ME
