Вместо подведения итогов и прогнозов хочу поговорить о вне-временном. В прошлом году «event experience» было, по-моему, самым упоминаемым словосочетанием. В этом же году особенно ощущалось, что мы (индустрия) вплотную подошли к осознанию и принятию (с цифрами, фактами и знаниями) настоящей ценности ивента. Мы стали больше и в каком-то ином ключе говорить о масштабе влияния, о наследии, об ином — стратегическом — уровне мероприятий. Поэтому все чаще мелькает и новое словосочетание: «strategic events».
Еще в июне я написала колонку для MeetingsMeanBusiness о 5 фундаментальных элементах, на которых строятся мероприятия стратегического уровня. А недавно, общаясь с коллегой на IMEX, услышала противоположное мнение: организаторы — люди практические, и никакие стратегии им не нужны, а это все блажь и модные словечки, придуманные теми, кто далеко от поля. Спорили мы горячо, и каждый остался при своем. Делюсь своими аргументами)
Начнем с главного: что это вообще такое — стратегические мероприятия, или мероприятия стратегического уровня? Здесь сразу надо оговориться, что такие названия немного двусмысленны, потому что подразумевают две разные темы (примерно как в английском event marketing — иногда имеется ввиду маркетинг (продвижение) мероприятия, а иногда способ продвижения компании при помощи ивентов).
Так вот, стратегические мероприятия — это, в одном случае, «мероприятия разного уровня значимости для компании», в другом — «мероприятия, спланированные стратегически». Здесь я подразумеваю второе. И далее кратко перескажу то, о чем писала в блоге MeetingMeanBusiness: собственно, как это, стратегически спланированные? Что делает ваше мероприятие «спланированным стратегически»?
Вопрос “Зачем?”
Это самый первый — и самый главный — шаг. Ваш ответ определит все последующие этапы планирования и будет служить основой для всех решений, которые вы примете при проектировании, проведении и анализе мероприятия: зачем/почему вы его проводите? Для чего вам это необходимо? Почему ваши потенциальные участники должны его посетить? Почему, на ваш взгляд, в нем стоит принимать участие? Задавайте эти вопросы себе, своей команде, инициатору мероприятия и вашим участникам.
Ваше мероприятие(я) должно соотноситься со стратегией вашей организации.
Организация мероприятий — ресурсно затратное занятие. Но отдача для бизнеса при этом может быть огромной. Учитывая все это, определите, какую роль играют ивенты в развитии вашей компании. Единственный способ максимально использовать потенциал мероприятий — это сделать их частью стратегии развития организации.
Внимание к деталям
Небольшие детали и нюансы мероприятия — это не просто детали. Они транслируют вашей аудитории сигналы о том, насколько вам не все равно, сколько усилий вы приложили для создания положительных впечатлений и достижения нужных результатов. Детали могут быть совершенно разные: от концепции, ориентированной на всю семью (напр., детские зоны на мероприятии, возможность приглашения для членов семьи и т.п.), до креативного бейджа или напоминания по имейлу с рекомендациями, как оставаться бодрым и здоровым во время поездки и участия в мероприятии. Здесь нет каких-то четких правил; что имеет значение — так это ваш подход, который подразумевает, что не важных деталей не бывает.
Ставьте себя на место участника
Сейчас есть множество вариантов узнать, что хочет ваш участник, о чем думает и даже — что он чувствует! Используйте те средства, которые вам доступны, а также ваш опыт и креатив, чтобы как можно лучше узнать своего участника, понять, что воздействует на его решение и способ участвовать, что привлекает в вашем мероприятии, что заставляет его вернуться.
Извлекайте уроки
Анализ сделанного (мероприятия) — отличное упражнение, которое помогает превратить мысли в действия, понять недочеты и улучшить текущие методы и стратегии. Используйте анализ на всех возможных уровнях: анализируйте сами, с командой, с аудиторией и партнерами. Таким образом вы сможете получить наиболее полный список идей того, как сделать ваше следующее мероприятие еще более успешным.
