Ведущий конференции: как выбрать и взаимодействовать?

Тема о роли ведущего конференции обсуждается на удивление редко, а недавняя статья Gallus Events так хороша, что мы решили продолжить разговор: не только привести здесь перевод брифа коллег, но и дополнить своими рекомендациями. Conference chair(man) — англоязычный термин, который лучше всего обозначается словом “ведущий” конференции, поскольку “председатель” по-русски звучит не совсем уместно. Опять же, в русском языке слово “ведущий” имеет определенные нюансы, поэтому чаще всего во избежание путаницы применительно к конференциям и иным деловым мероприятиям используется термин “модератор”. В нашей статье мы используем “ведущий” по причинам, которые описаны ниже. И здесь, конечно же, надо понимать, что такой тип ведущего подразумевает гораздо большую ответственность и глубину погружения в тему и проект делового мероприятия. Иными словами, это и ведущий в общем понимании этого слова, и модератор, и создатель атмосферы, и управляющий контентом. В западной индустрии conference chair — тоже не единственный термин. Часто используются термины фасилитатор (facilitator), модератор (moderator), MC — при этом подразумевается практически одно и то же. Тем не менее, разница есть, и она заключается в акценте на ту или иную функцию. Мы часто наблюдаем модератора (ов), который управляет дискуссией в рамках определенной сессии, но при этом не выступает общим связующим звеном в рамках всей программы мероприятия. Либо мы видим ведущего, который появляется на сцене между блоками сессий/презентациями и заполняет паузы по запланированному сценарию — в этом случае он не концентрируется/не специализируется на какой-то конкретной теме, а скорее, именно заполняет паузы и управляет эмоциональными потоками аудитории. Третий вариант — это всего понемногу, и в этом случае термин “ведущий” идеален.

Image source: startribune.com

Коллеги из Gallus Events справедливо подмечают, что роль ведущего на мероприятии велика: ведущий, выполняющий свои функции из рук вон плохо — один из верных путей к провалу мероприятия. С другой стороны, хороший ведущий может вытащить мероприятие там, где есть недочеты в контенте. Однако то, насколько хорошо или плохо он исполняет эту роль, во многом зависит от организаторов, утверждают в Gallus Events — и  с этим я полностью согласна. Поэтому очень важно правильно сориентировать вашего ведущего. Gallus Events делятся своим брифом для этой цели, и он так хорош, что мы решили просто перевести его для вас. Следуя следующим рекомендациям, вы создадите комплексный, четкий  и мотивирующий бриф, который поможет вашему ведущему быть на высоте и приведет к нужным результатам.

******* Перевод

Пример брифа для ведущего конференции

Роль ведущего на конференции — это не только соблюдение тайминга программы. Это ваша возможность создать образовательное пространство для своих коллег, и это большая ответственность. Вот несколько советов, чтобы проявить себя в самом лучшем свете:

До мероприятия:

1. Необходимо четко осознавать, что ведущий — это важнейший элемент мероприятия. Вы — руководитель и инициатор. Ваша задача — добиться того, чтобы зал был наполнен энергией, люди чувствовали себя спокойно и наслаждались мероприятием.
2. Мы просим вас поговорить со всеми выступающими. Вот так просто, да. Позвоните им, представьтесь и попросите рассказать, о чем они будут говорить на мероприятии и почему именно на эту тему они выступают. Удостоверьтесь, что спикеры не повторяют друг друга (если только это не те темы, которые требуют особого акцента) и что вопросы, которые они затрагивают, действительно важны.
3. Мы вышлем вам все слайды, как только получим их. Просмотрите их и придумайте пару вопросов для каждого спикера.  
4. В преддверии конференции мы можем попросить рассказать о нас. Участие в нашем мероприятии — это дополнительная реклама вашего личного бренда, и мы надеемся на взаимное продвижение.

В ходе мероприятия:

1. Мы просим вас прибыть на мероприятие заранее и поговорить с парой участников. Всегда полезно выяснить из первых уст, что участники ожидают от конференции. Учитывайте эту информацию в беседе со спикерами.
2. Возглавляйте аплодисменты после каждой сессии. Кроме того, просим вас подытоживать каждую сессию. Ваша задача — акцентировать внимание участников на 2-3 основных, самых важных, аспектах презентации каждого спикера.
3. В конце блока программы утром и после обеда необходимо снова подвести краткие итоги. На этот раз расскажите участникам, что лично вы вынесли из докладов/сессий, а может быть даже о том, что вы собираетесь предпринять в связи с этим.
4. Давайте все будем гибкими. Если есть что-то, о чем вы считаете важным поговорить, даже если время на исходе, то давайте поговорим. Только предупредите нас. И помните: остывший кофе приводит к недовольным участникам!

После мероприятия:

1. Мы стараемся поддерживать связь со своими участниками. Поэтому мы просим вас выделить еще пару часов и выслать участникам резюме мероприятия, возможно, со ссылкой на определенную тему — то, что вы считаете, может быть им полезно и интересно.
2. И наконец, примите вознаграждение за ваше время и вклад в создание великолепной конференции. Мы понимаем, насколько вы важны для мероприятия, поэтому, безусловно, оплачиваем вашу работу.

Перевод ********

И еще от себя. Эти рекомендации натолкнули меня на мысль о том, что и организаторам пригодится своего рода чек-лист, о том, что нужно учитывать при выборе ведущего/модератора конференции, ведь правильно сделанный выбор — это уже половина дела. Итак, на что опираться при выборе ведущего вашего мероприятия?

1. Логичным было бы привлекать того, кто уже имеет опыт модерирования/ведения конференции. С одной стороны, да, это важно. Однако на мой взгляд,  гораздо важнее а) коммуникативные качества и б) специализация по теме сессии/конференции. Такой модератор сможет “разговорить” участников, удерживать дискуссию на уровне  и легко сориентироваться в том, куда направить разговор с экспертами/аудиторией. Он также поможет людям познакомиться между собой и поделиться своим мнением по ходу дискуссии.
2. Еще один логичный критерий — известность того или иного лица, выступающего в роли ведущего. В этом есть определенные преимущества: например, известная персона привлекает внимание и в какой-то степени придает “статусности” мероприятию.  Однако, здесь тоже можно идти от обратного и искать неизвестные лица, которые могут по всем иным качествам и превосходить звезду. Конечно, если человек вам незнаком как ведущий, стоит как минимум поговорить заранее и составить свое мнение о нем как о потенциальном ведущем.
3. Если мероприятие международное, знание английского у ведущего весьма желательно, если не сказать обязательно. Точка)
4. Конечно, рекомендации. Спросите у коллег, задайте вопрос партнерам, поищите у мероприятий, схожих с вашим по тематике — кто вел конференцию, какие были отзывы? Кроме того, в наше время можно найти замечательных, [вам] еще не известных, но при этом высококвалифицированных специалистов, просто обратившись к коллегам/аудитории в LinkedIn или FB.

ME