На EventManagerBlog недавно вышла статья о виртуальном/удаленном организаторе мероприятий. Что ж, тенденция становится все более явной, и, исходя из собственного опыта такой работы еще в 2013 году, скажу, что такой вариант удобен, жизнеспособен и имеет массу преимуществ и для специалиста, и для компании. А поскольку каждый день создаются новые технологии, облегчающие нашу работу, удивляться тому, что наступает время расцвета виртуальных event-менеджеров, не приходится.
А этот пост — как раз о том, благодаря чему работа и виртуального, и традиционного специалиста по организации мероприятий становится легче и эффективнее. Иными словами, подборка инструментов для ежедневной работы event-профи. Дисклеймер: я ратую за разделение обязанностей и против того, чтобы event/meeting-специалист умел и занимался всем подряд. На деле же до такой ситуации, когда он перестанет быть многоруким Шивой, еще далеко, поэтому в этой подборке вы найдете разноплановые сервисы. Я рекомендую ими пользоваться, чтобы кипела работа, а не мозги :).
Итак, ежедневные помощники координатора мероприятий:
Google Docs — возможно, этот инструмент для работы соло/совместной работы/хранения документов — уже очевидное решение для многих. Однако упоминаю именно потому, что он базовый.
Dropmefiles.com — сервис мгновенного обмена большими файлами. Для обмена есть и другие решения, однако это мне нравится тем, что не требует логина, удобен, когда нет времени/забыл пароль и т.д., и всегда работает стабильно. Есть русская и английская версии.
Excel — если для своего мероприятия вы не используете платформу по типу “все включено”, то, скорее всего, вы часто пользуетесь Excel. Лично у меня отношения с этой программой из разряда “все сложно” 🙂 — я знаю о ее почти безграничных возможностях, но мои познания все же имеют границы. Excel — прекрасное решение на самом деле, и на эту тему недавно вышла хорошая статья-подсказка как раз для event-менеджеров: 6 формул, советы и подсказки по использованию Excel для координаторов мероприятий (на англ.)
Wordclouds — cоздание облаков слов/тэгов. Бесплатно, не требует регистрации. Минус, который для меня важен: область просмотра результата перекрывается всплывающими окнами при смене настроек для текущей картинки — это неудобно. Продолжаю пользоваться им, потому что мне нравится возможность создать облако в виде определенной формы — этой опции нет в других подобных сервисах.
Pexels.com и gratisography.com — сайты, где можно найти качественные, красивые, неординарные фото в высоком разрешении для сайта/соцаккаунта мероприятия и т.п. абсолютно без-возд-мезд-но). Pexels люблю за большой выбор, при этом не затягивающий в пучины миллионов фото, поэтому использую чаще всего его (например, в этой статье). Gratisography — проект более камерный, фото не на каждый случай, однако встречаются совершенно оригинальные изображения.
Allseated.com — бесплатный сервис для конструирования/визуализации плана экспозиции/помещения, рассадку гостей, создать списки гостей и прочее. Вероятно, в большей степени используется координаторами свадебных мероприятий, однако сервис рассчитан и на корпоративные мероприятия, и на выставки.
Canva — мой любимый инструмент дизайна, дающий любому специалисту ощущение того, что он настоящий, превосходный дизайнер. Бесплатная версия и та набита практически неограниченными возможностями: вы сможете сделать все, от визиток до брошюр, не говоря уже о качественных картинках для социальных сетей, постерах и презентациях. Рекомендую всем и всегда.
Surveymonkey — опять же, если вы не пользуетесь event management платформой или/и не используете приложение для мероприятия, где опция опросов включена в том или ином виде, Survey Monkey — это минимум, и минимум при этом высококачественный (не зря же он такой популярный), который необходим для работы с участниками вашего мероприятия на стадии до/после. Базовая версия — бесплатна.
На Редактору.ру вы найдете ссылки на разнообразные сервисы для исправления, шлифовки и доведения текста (на сайт, в рассылку или в печатное издание) до совершенства. Грамотный, легко читаемый и без опечаток текст — это хороший тон и уважение к читателю.
Worldtimebuddy — замечательный, простой и понятный инструмент, который позволяет не только увидеть разницу во времени между разными городами/часовыми поясами, но и планировать/создавать встречи и добавлять в свой Google-календарь или в email. Кроме того, предусмотрен виджет специально для мероприятий. Он удобен, если вы проводите вебинары или подобные мероприятия для аудитории, располагающейся в разных часовых поясах/странах: виджет показывает каждому участнику соответствующее его зоне время мероприятия, а также определяет и показывает часовой пояс участника вам.
И раз уж в начале мы говорили о расцвете виртуального и удаленного event-менеджмента, упомяну инструменты для такого формата работы.
Их, безусловно, множество, и зачастую они стоят денег, что и понятно, ведь рассчитаны они, прежде всего, на компании, управляющие удаленными сотрудниками. Часто используются бесплатные варианты: Skype и Joinme для создания эффекта присутствия, проведения видеоконференций/внутренних совещаний; Trello для организации совместной работы и постановки задач. Однако мне кажется, что в случае работы удаленной команды все же имеет смысл выбрать и вложиться в удобное и комплексное (а соответственно, платное) решение по ее управлению. Вариантов тоже много, мне показался интересным Idonethis.
Конечно, этот список еще не завершен. Инструментов много, задачи усложняются, а новые технологии зарождаются ежедневно. Поэтому буду информировать вас о них и дальше. Если вам эта статья оказалась полезной, дайте знать — мне будет приятно 🙂 — и поделитесь ею с коллегами.
Виктория Матей
