Мероприятия, как известно, бывают самые разные. Сегодня мы затронем конференции и поговорим о построении цикла мероприятия — почему это важно, как это влияет на эффективность мероприятия и какие 8 шагов необходимо предпринять для создания успешного делового мероприятия.
MICE — деловые встречи, поощрительные поездки/мероприятия, конференции и выставки
Конференции и подобные им форматы входят в группу, объединенную аббревиатурой MICE — Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions (прим.: по поводу последней буквы нет единого мнения: иногда вместо exhibitions используют более широкое понятие events, относя к ним мероприятия, не вошедшие в три остальных подтипа). Несмотря на то, что все эти подтипы относятся к деловым мероприятиям, они весьма разноплановы и разнообразны по своему характеру. А это значит, что организация каждого из них может существенно отличаться.
Конференции представляют собой самую большую часть деловых мероприятий. Основные задачи проведения конференций, согласно научным исследованиям, — обучение и коммуникации. Иными словами, люди посещают конференции в первую очередь для того, чтобы получить новые знания и новые контакты, приобрести какие-то необходимые навыки, продемонстрировать себя как специалиста, завязать связи. Это, в свою очередь, означает, что для того, чтобы такое мероприятие было успешным, необходимо эти потребности в обучении и общении удовлетворять максимально. Для этого у организатора есть масса средств, о которых мы писали и будем писать еще. Но что пока еще только начинает осознаваться на практике, так это важность тех самых подготовительных и пост-действий или, скажем так, этапов.
Пре- и пост-этапы организации делового мероприятия
Моя магистерская диссертация описывает наименее, на мой взгляд, изученный к настоящему времени вопрос о том, как подготовительные и пост-этапы влияют на эффективность/ценность конференции. Другими словами, как то, что организаторы делают до и после непосредственно самой конференции, может сделать ее более успешной?. Ниже я остановлюсь на некоторых, основных моментах моего исследования. Вы также можете прочитать резюме моего исследования (на английском) в нашей копилке.
Event-маркетологи выделяют разные модели, описывающие процентное соотношение внимания, уделяемого разным этапам мероприятия. Например, такую:
Источник: www.planyourmeetings.com/
Или такую:
Источник: www.planyourmeetings.com/
Понятно, что на подготовительном этапе event-менеджер проводит большую работу. Это касается логистики, программы, поиска средств и так далее. То же самое и после мероприятия — отчеты, финансы, аналитика. С одной стороны, это понятно и ничего нового в этом, казалось бы, нет. Однако, есть маленький, но очень важный нюанс: в большинстве случаев эти действия существуют сами по себе, то есть есть подготовка, есть само мероприятие, есть анализ и разбор полетов. Однако, как показывает практика (и мое исследование), простое изменение влечет за собой возрастание эффективности в разы. Изменение это заключается в том, чтобы связать эти три стадии в одну и тщательно подбирать инструменты работы на стадии до и после.
Что дает такой подход?
В чем состоит это неуловимое на первый взгляд отличие? Все дело в том, чтобы дать участнику вашего мероприятия ощущение сопричастности, привлекать его к организации мероприятия как можно больше. Сейчас об этом говорится все больше, event-практики предлагают самые разные решения, суть которых в одном: вовлечение, сотрудничество и взаимодействие. И чем раньше оно начнется, тем лучше для организатора.
Здесь необходимо отметить важный момент: хотя аудитория стала требовательнее к тому, насколько ценно то или иное мероприятие (прежде всего имеется ввиду его содержательная сторона), ее достаточно сложно привлечь к самому сотрудничеству. Проще говоря, большинство участников хотят, чтобы организатор учел все их пожелания, при этом не особенно высказывая их. С другой стороны, задача организатора — сделать так, чтобы потенциальные участники были мотивированы и подготовлены к тому, что они увидят и услышат. Решение всех этих сложных вопросов ложится на плечи организатора. Однако, поверьте — результат того стоит.
8 правил для успешной реализации цикла мероприятия
- Постарайтесь сделать ваше общение с потенциальной аудиторией как можно более персонализированным. Известный пример — электронная рассылка, в котором сообщение адресуется индивидуально — уже давно не новость, а обязательное правило.
- Максимально используйте возможности соцсетей — для привлечения аудитории, для более глубокого изучения потребностей ваших клиентов на этапе подготовки, для реализации персонализированного подхода.
- Предоставьте потенциальным участникам возможность выбора и решения — кого позвать в качестве спикера, какие темы обсудить, какую площадку использовать.
- НЕ пытайтесь “зазвать” на ваше мероприятие. Используйте ваш арсенал средств для того, чтобы прежде всего продемонстрировать ценность вашего мероприятия — почему стоит там побывать?
- Обязательно воплощайте на мероприятии то, что вы узнали в ходе изучения своей аудитории — конференция и подобные деловые мероприятия должны решать те проблемы, с которыми сталкивается ваш потенциальный участник.
- Создавайте коммуникационную и образовательную среду до и после мероприятия. Предоставляйте уникальные материалы для обсуждения и самообразования: таким образом на подсознательном уровне участник понимает: если уж до/после конференции я получаю столько интересной информации, то что же будет на самом мероприятии? Будьте связующим звеном: помогайте найти партнеров, формируйте группы по интересам — ваша ценность возрастет в разы.
- Отдавайте должное внимание коммуникациям после мероприятия. Для того, чтобы правильно провести этот этап, нужно подготовить его заранее, в идеале — до начала мероприятия, и затем вносить коррективы по ходу мероприятия. Это касается и аналитики (используя event-платформы, вы существенно облегчите себе жизнь), и самой разной отчетности, а самое главное — общения с аудиторией. Самое худшее, чем можно навредить своему мероприятию после, — это тишина в эфире. После мероприятия аудитория наиболее эмоционально подготовлена и (при хорошей организации) положительно настроена — используйте это, чтобы привлечь новых участников на следующее мероприятие: создавайте опросы, публикуйте фотоотчеты и тп. Создайте атмосферу нетерпеливого ожидания следующей встречи, используя ваших лучших рекламных агентов — ваших довольных клиентов.
- Помните о цикличности “до-мероприятие-после”. Скорее всего, ваше мероприятие проводится регулярно, а это значит, что вам необходимо поддерживать постоянный контакт с аудиторией, стать ее маяком в море мероприятий по вашей тематике.
Тогда, как только маяк загорится (=придет время очередного мероприятия), ваша аудитория пойдет на его свет:)
Виктория Матей
